Todoist ce mois-ci

Toutes les nouveautés dans l’univers de Todoist – Mai 2025

Salut ! C’est Denise de l’équipe Todoist.

Quand votre liste de tâches devient une source de stress au lieu de vous soulager, c’est souvent parce que l’on essaie de faire fonctionner notre cerveau d’une façon qui ne correspond pas à notre manière naturelle de penser.

Le mois de mai est celui de la sensibilisation à la santé mentale — l’occasion parfaite pour partager quelques techniques de gestion des tâches qui fonctionnent *avec* votre cerveau, et non contre lui. Des approches qui ont réellement fait la différence pour notre équipe (moi y compris !) et pour nos utilisateurs.

Dans cette édition :

• Un bilan rapide : où vous situez-vous sur l’échelle du stress ?

• Des techniques de décompression en 5 minutes (ou moins !) qui fonctionnent vraiment

• Des conseils bien-être pour les équipes (à la fois pour les managers et les collègues)

• Comment le cabinet de Jamie a trouvé l’équilibre avec Todoist

Auto-évaluation rapide du stress

Faisons un petit point… Répondez à ces trois questions pour savoir où vous vous situez sur l’échelle du stress :

1. Quand vous regardez votre compte Todoist, vous vous sentez :

• Organisé et maître de la situation

• Un peu dépassé mais vous gérez

• Anxieux et découragé

2. Quand vous terminez une tâche, vous :

• Ressentez de la satisfaction et passez à la suivante

• Avez à peine le temps de respirer que vous pensez déjà à la suite

• Avez l’impression que ça ne sert à rien, il y en aura toujours d’autres

3. En fin de journée, vous :

• Réfléchissez à ce que vous avez accompli

• Pensez surtout à ce qui n’a pas été fait

• Avez l’impression de prendre encore plus de retard

Si vos réponses penchent vers le bas du tableau, essayez d’appliquer ne serait-ce qu’une technique de cette newsletter.

Et pour encore plus de soutien, jetez un œil aux pépites de productivité de Naomi sur notre chaîne YouTube. Sa vidéo “Comment lutter contre la to-do list sans fin” était exactement ce qu’il me fallait le mois dernier.

8 astuces rapides dans Todoist pour réduire le stress quotidien

Si votre liste de tâches est sur le point d’exploser, ces huit techniques ultra rapides (moins de 5 minutes) peuvent vraiment alléger votre charge mentale :

1. Faites un reset de 3 minutes

Lancez un minuteur de 3 minutes. Ouvrez “Aujourd’hui” et faites un tri rapide : scindez les grosses tâches en étapes plus petites, supprimez ce qui n’est plus pertinent, replanifiez ce qui n’est pas réaliste, et assignez des priorités à ce qui doit vraiment être fait (essayez la méthode P1234 de Gonçalo).

2. Essayez la méthode P1234 de Gonçalo

Le système de priorité simple de notre CTO apporte une clarté instantanée : assignez exactement 1 tâche comme P1 (la plus importante), 2 tâches maximum comme P2, 3 tâches maximum comme P3 et tout le reste comme P4. Ensuite, abordez-les par ordre d’importance.

3. Créez une étiquette "Pas aujourd’hui"

Ajoutez une étiquette @Pas aujourd’hui aux tâches que vous ne pouvez raisonnablement pas faire aujourd’hui. Elles restent visibles, mais sans vous mettre la pression.

4. Créez des micro-tâches de 5 minutes

Scindez les tâches intimidantes en petites actions réalisables en moins de 5 minutes. Cette technique crée un élan positif grâce aux “victoires rapides” – particulièrement utile pour les cerveaux neurodivergents ou en cas de paralysie face à votre tâche.

5. Utilisez davantage la durée des tâches

Même des estimations approximatives aident à mieux planifier votre journée. Par exemple : "Répondre aux e-mails aujourd’hui à 10h pendant 30 min". (Les durées des tâches sont disponibles sur tous les abonnements payants.)

Réduisez votre charge mentale en connectant Todoist à votre calendrier. Visualiser vos tâches en parallèle de votre emploi du temps réel permet d’éviter la surcharge. Bonne nouvelle de Hugo de l'équipe des calendriers : Outlook, vous êtes les prochains !

6. Prévoyez l’imprévu

Les imprévus surgissent toujours – ne les laissez pas dérailler votre journée. Créez une tâche récurrente comme “Gérer les imprévus tous les jours ouvrés à 16h pendant 1h.”

7. Supprimez sans pitié

Les recherches montrent que voir des tâches qu’on ne fera pas augmente le stress. Essayez la méthode une entrée, une sortie : pour chaque nouvelle tâche ajoutée, supprimez une ancienne. 🗑️

8. Créez des tâches récurrentes de soin de soi

Planifiez des tâches récurrentes pour ancrer des routines intentionnelles qui protègent votre bien-être, comme “P1 Aller marcher tous les jours à 14h pendant 20 min” ou “P2 Fermer tous les onglets de travail les jours ouvrés à 18h”. Donnez-leur la même priorité que vos tâches professionnelles — votre cerveau mérite autant d’attention que votre boîte mail !

Diriger une équipe avec le bien-être en tête

Si vous gérez une équipe, essayez ces techniques Todoist pour aider chacun à rester productif sans s’épuiser :

1. Créez un projet “Bien-être de l’équipe”

Mettez en place un projet partagé avec des sections “Blocages”, “Risques” et “Réussites”, où les membres de l’équipe peuvent célébrer les victoires et signaler les problèmes avant qu’ils ne s’aggravent.

2. Utilisez des emojis pour indiquer votre niveau d'énergie

Créez une tâche non achevable pour commencer chaque entretien individuel par un simple état des lieux : 🛑 = débordé, ⚠️ = ça va mais stressé, ✅= tout va bien. Utilisez des symboles visuels clairs pour que le système soit accessible à tous, quelle que soit la perception des couleurs. Si vous voyez une récurrence de réponses rouges (🛑) ou jaunes (⚠️), il est temps d’ajuster les charges ou d’apporter du soutien.

3. Fixez des limites claires avec les échéances

Quand la pression monte, les attentes floues génèrent un stress inutile. Utilisez les échéances pour montrer clairement à votre équipe ce qui est urgent et ce qui peut attendre — une petite nuance aux grands bénéfices pour la santé mentale. (Les échéances sont disponibles sur tous les abonnements payants.)

4. Surveillez la charge de travail avec l’Activité de l’équipe

Repérez les signaux d’alerte avant que le stress ne devienne un burnout. Utilisez l’Activité de l’équipe pour visualiser qui a trop de tâches, identifier les goulots d’étranglement et répartir la charge de manière plus équitable avant que la tension n’explose.

Des équipes réelles. Un vrai équilibre.

Jamie Anne Vaughan porte de nombreuses casquettes — PDG, professeur, parent — et Todoist l’aide à tout synchroniser. Ce qui a commencé comme un outil de productivité personnel est devenu le cœur battant de son cabinet de conseil de quatre personnes.

“On est passés du chaos à un système qui fonctionne.”

Dans notre dernière étude de cas, Jamie explique comment son équipe a réduit les réunions, renforcé la responsabilisation et installé un rythme de collaboration sain grâce aux espaces d’équipe de Todoist. Découvrez exactement comment ils s’y sont pris (en anglais) →

C’est tout pour ce mois-ci !

J’espère que cette newsletter vous rappellera que votre bien-être compte autant que votre productivité. 🤗 Même en appliquant une seule de ces techniques, vous pouvez dégager l’espace mental dont votre cerveau a besoin.

Bonne chance pour vos tâches et vos projets à venir !